公文書管理委員会へのパブコメ

公文書等の管理に関する法律施行令の検討素案等に対する意見の募集に意見を送りました。公文書管理法施行令とガイドラインの素案に対する意見です。

一度に一項目しか送れなかったので、合計8通になりました。
下記に貼っておきます。
施行令については、法律の文章なので何ともわからないので、特にパブコメはしませんでした。
ガイドラインの方、つまり「解釈」の方に全てのコメントを集中させてあります。

最も気になったのは、文章の長さからもわかるように行政文書ファイル管理簿です。
ここがどのように機能するかで、文書の残り方も変わってくると思っています。

なお元になっているガイドライン素案はこちら
公文書管理委員会第1回配布物よりも、若干の修正が入っています。

何かを書き忘れているような気もするのですが、とりあえず思いついたことを書いています。

以下意見（強調、下線はブログ用に付けたものです）

第3
　意思決定過程の文書には「電子メール」も含まれることをどこかに明記すべきである。これまで、公務員が決裁文書中心の文書の残し方をしていたことからすると、「電子メールが公文書になりうる」という意識がない可能性は高い。そのため、この点をどこかに明記しておく必要がある。（手紙やツイッターのことが書かれている8から9頁あたりか。）


第3
　10頁「委託事業」の「説明責務を果たすために必要な文書」の例に具体的な項目を挙げるべきである。民間委託事業の場合、データが取得されないと「公文書」にすらならないケースが散見される。審議会の録音データなど、具体的にどのようなデータを取得する必要があるのかを記しておくべきである。


第5
　「独立行政法人国立公文書館が運営する中間書庫（国立公文書館法（平成11年法律第79号）第11条第１項第２号又は同条第３項第２号に基づき、独立行政法人国立公文書館が行政機関からの委託を受けて行政文書の保存を行う書庫）」について、独立した項目を立てて説明を行うべきである。現在の表記だと、府省の枠を超えたプロジェクトの中間書庫としてのみ利用できるという読み方をされるおそれがある（20頁）。府省の枠を超えなくても、国立公文書館の中間書庫は利用可能であるということを明記しておく必要がある。


第6
　行政文書ファイル管理簿の様式についての様式例をもっと詳細に説明し、全行政機関でのファイル項目の統一化を図るべきである。文書がいくらきちんと作成され、保管されても、検索することができないのであれば、その意義は大幅に低下する。
　現在の行政文書ファイル管理簿の使いにくさの主要な理由として、文書分類名が各行政機関の内部統制のためだけに付けられているため、行政機関ごとに方式が異なっており、行政機関内ですら不統一が散見される点が挙げられる。そのことが、文書の検索性を著しく低下させている。今回、行政文書ファイル管理簿を大幅に改訂する以上、基準の統一化を目指すべきである。もし今回統一化ができなかった場合、管理簿記載事項の統一化は数十年遅れることになるだろう。
　そのため、各項目に書き込む情報を指定して、全行政機関に共通した統一基準を導入するべきである。例えば、「大分類」には現在の管理簿のファイル名を記載すること、「中分類」には文書の種類を入れ、「小分類」に文書の具体的な名称を入れるといったことが考えられる。内閣府で様式のガイドラインを提示する以上、「このような項目の書き込みを奨励する」という方針を書き込むべきである。現在、各行政機関で様式が統一化されていないからということを言い訳にしてこの点を曖昧にすることは責任逃れに他ならない。統一的な文書管理システムの導入を図る以上、各項目に記載される情報を統一化することは必須であろう。（またこれに合わせて15頁の名称の付け方の例も修正されるべきである。）


第6
　ファイル管理簿の様式説明において、現在の行政文書ファイル管理簿と内容が断絶していても構わないということを明記するべきである。不備のある現在の形式を踏襲することなく、新たに管理簿を作るのだということをはっきりと示すべきである。そうしなければ、各行政機関が現在の曖昧なファイル名を踏襲することを優先させる可能性がある。例えば、「小分類は行政文書ファイル等の名称とし」（25頁）との記載があるが、現在の行政文書ファイル名をそのままコピーして貼り付ける可能性も想定される。そのため、今回記載される「名称（小分類）」が必ずしも今までのファイル名と一致しなくても構わないということは強調されるべきである。また、過去に遡及してファイル名を直すことも検討するべきである。


第7
　「保存期間の延長」の部分に、「内閣府においては、法第９条第２項に基づく報告概要の公表の中で、当該延長後の期間及び当該延長の理由を公表することを予定している。」（31頁）とあるが、「予定している」は削除し、「全ての理由を原則として公表する」（理由説明に不開示相当部分がある場合、部分開示にする）と記載するべきである。安易な延長を認めないためには、延長理由に対する監視も必要であり、そのためには、一つ一つのファイルが何のために延長措置が取られたのかについて、公表される必要がある。


別表第2
　「昭和27年度までに作成・取得された文書」（73頁）は、「作成から30年以上経過し、すでに延長手続きを取られている文書」に拡大するべきである。延長手続きまでして保存している以上、該当文書はその行政機関にとって重要な文書であることは疑いないと思われる。さらに、もしこの項目が「廃棄を禁止する」という意味であるのならば、そのような記載を行うべきである。なお、昭和27年以前に限定する理由が明記されていないため、この項目の持つ意味が不明確となっており、説明を厚くする必要がある。


別表第2
　「国会及び審議会等における審議に関する事項」（72頁）の「議員への説明」が移管されるものに入っていないが、これは移管されるべきものである。公務員による議員への説明は、政策決定上重要な意味を持ちうる可能性が高いため、原則として破棄すべきではない。