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ガイドライン改正案への私のパブコメ [2012年公文書管理問題]

行政文書の管理に関するガイドラインの一部改正案についての意見の募集について
http://search.e-gov.go.jp/servlet/Public?CLASSNAME=PCMMSTDETAIL&id=095120670

に対して私が送ったパブコメを貼っておきます。
改正案については、前回のブログ記事で解説してあります。
ご参考になれば。

なお、相変わらずなのだが、内閣府はパブコメを送る際に文字数制限をかけている。(たぶん500字ぐらい)
あのフォームはどうにかならないんだろうか。前にもその件で内閣府には抗議をしたことがあるんだが。
仕方が無いので4分割して送ったが、どういう件数の数え方になるんだろう。

以下本文。

 そもそもとして、今回のガイドライン改正案が「歴史的緊急事態」にのみ焦点を当てていることに問題がある。緊急事態にいきなり「文書を作れ」と言われてすぐに現場が対応できるとは思えない。結局は日常的に文書の管理を徹底しなければ、緊急事態に対応できない。よって、ガイドラインの全面的な見直し及びガイドラインに則った業務の徹底化を図る手段が無ければ、いくら緊急事態用のマニュアルを揃えても結局は実行力を伴わないと思われる。
 ただし、そうだとしても緊急事態に備えた項目がガイドラインに入ること自体には賛意を表するので、以下、改正案についてのコメントを行う。

①「政策の決定又は了解を行う会議等」と「政策の決定又は了解を行わない会議等」に分けたことについて
 この両者はこれほど明確に分けられるものか。そもそも、公文書管理法第4条は「行政機関の職員は、第一条の目的の達成に資するため、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次に掲げる事項その他の事項について、文書を作成しなければならない。」という規定であり、「第一条」の目的の達成のために「行政機関」における「経緯も含めた意思決定に至る過程」に関する文書を作成しなければならないというものである。「行政機関」が主体である以上、個別の会議で「決定又は了解」をするか否かで記録の残し方が変わるのはおかしいのではないか。
 例えば、情報を共有する会議(政策決定を「行わない」会議)で話し合われたことが、即各大臣の政策決定につながることは、緊急事態のような状況では十分にありうる。しかし、上記の分類に従えば、その会議は「政策を直接決定した会議では無い」ので、議事録は作成しなくてもよいことになる。この分類のやり方は、多くの会議で「自分たちは決定又は了解を行っていないので議事録などは作らなくてもよい」と意図的に判断され、記録が不十分な形でしか残さない理由に使われかねない。また、そもそも緊急事態のさなかに、その会議が政策決定又は了解を行っているのか否かの判断を誰が行うのかも明確ではない。
 よって、政策決定を行うか否かで分けるのではなく、「会議体の形をなしているか否か」といった外形的な理由で分類を行い、会議体をなしている会議は全て議事録や議事概要の作成を行うように変更するべきである。

②事後作成を認める場合の担保
 改正案では原則3ヵ月以内の事後作成を容認している。本来は緊急事態こそ文書をきちんと作成して情報を共有するべきだと思われるが、実際に現場ではすべての記録を整備することは難しいかもしれない。ただし事後作成を認める場合、記憶忘れや記録の改竄によって正確性を損なうおそれがある。よって、再現可能な記録をリアルタイムでできる限り残しておくことが必要である。
 特に会議の録音は必ずなされるべきである。なお公文書管理委員会のヒヤリング結果によれば、官邸危機管理センターなどには録音設備が無い部屋もあるとのことである。記録の事後作成を容認する以上、後日再現可能な手立てが取られるべきである。よって、「事前にマニュアル等を整備又は改正し」(別添1)を「事前にマニュアル及び録音設備等を整備又は改正し」と変更し、あらかじめ録音設備の整備を促すべきである。

以上

書きたいことはもっとあるのですが、さしあたりあの改正案ではこのぐらいしか書きようがないというところでしょうか。
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