「私文書」とは何か

公文書市民ネットで一緒に活動しているジャーナリストのまさのあつこさんが、御自身のブログで公文書管理法の国会審議についてコメントをしています。
その中で、「私文書」の定義の話をしておられたので、ここで紹介しておきます。

今回の公文書管理法を作成するにあたり、もっともカギとなったのは「公文書の定義」であろうと思う。
例えば、公務員が作ったメモのレベルは公文書にあたるのか否かである。
しかし、この「私文書」については、アメリカの連邦規則できちんと定義がなされている。
以下はまさのさんの訳です。コピーさせてもらいます。

§1222.36　私文書とは何か
(a)私文書とは公務とは関係がないまたは公務に影響のない私的たは非公共な性質を持つ文書。私文書は連邦政府の定義から除外され、政府の所有物ではない。私文書の例には以下を含む
(１)政府業務に就く前に職員が集積した文書で公務に実質的には使用していないもの
(２)個人の私的な事柄にしか関係のない、たとえば公務以外の職業団体や個人的な政治的なつながりに関する文書など。
(３)日記、日誌、私的な通信や、その他政府業務執行のための準備、使用、回覧、伝達を行ったものではないメモ

(ｂ)私文書は明らかにそのように区別できなければならない。また常に公文書とは区別して保管するようにしなければならない

(ｃ)個人的な事柄と公務に関する情報が同じ文書に存在する場合は収受の際に、個人的な情報を削除した上で複写し、連邦記録として扱われなければならない。

(ｄ)「個人的」「機密」「私的」または同様のラベルがついていても、業務遂行に使用された文書は該当する法令の条項が適用される連邦記録である。「個人的」という言葉がついているだけでは連邦機関における文書要件を決定づけるには不十分である。
（引用終）

詳しくはまさのさんのブログに行くと、他の条文も含めて翻訳がExcelファイルとして公開されているので、そちらを参考にしてほしい。
http://dam-diary2.cocolog-nifty.com/blog/2009/06/post-a20a.html
ちなみに原文は
http://www.archives.gov/about/regulations/part-1222.html
にあります。

今回の公文書管理法は、「公文書」の定義しかされていないけれども、こういった「私文書」の定義もきちんとすれば、文書を作成する公務員にとってもわかりやすいのかなと思う。